تشخیص صاحبین امضای مجاز در شرکتهای سهامی

شرکتها به دلیل فقدان موجودیت خارجی تصمیمات خود را توسط اشخاصی که به نمایندگی خود منصوب مینمایند اتخاذ میکنند که این اشخاص در واقع همان صاحبین امضای مجاز شرکت هستند. تشخیص نمایندگان مجاز در انجام معاملات با شرکت اهمیت به سزایی دارد چرا که امضای قرارداد توسط شخصی که فاقد سمت نمایندگی است تعهدی را برای شرکت طرف قرارداد ایجاد نخواهد کرد. فلذا با توجه به اهمیت این موضوع در ادامه به بررسی نحوه انتخاب نمایندگان شرکت، حدود صلاحیت هر یک و برخی تشریفات قانونی پیرامون بحث نمایندگی در شرکتها میپردازیم.

نمایندگان در شرکت های سهامی:

• هیئت مدیره

در لایحه قانونی اصلاح قسمتی از قانون تجارت (اصلاحیه قانون تجارت) از هیئت مدیره شرکتهای سهامی با عنوان “مدیران” شرکت یاد شده است که طبق ماده 108 این قانون توسط مجمع عمومی عادی انتخاب میشوند. بر اساس ماده 118 همین قانون هیئت مدیره کلیه اختیارات لازم برای اداره امور شرکت را دارا میباشد مگر آن که اقدام مزبور خارج از موضوع شرکت بوده و یا تصمیم گیری در خصوص آن در صلاحیت خاص مجامع عمومی باشد.

در ادامه ماده 118 بیان داشته است که محدود نمودن اختیارات مدیران در اساسنامه یا به موجب تصمیمات مجامع عمومی فقط از لحاظ روابط داخلی مدیران و سهامداران معتبر است و در برابر اشخاص ثالثی که طرف قرارداد با شرکت قرار میگیرند قابل استناد نمیباشد. در همین راستا ماده 135 بیان میدارد کلیه اقدامات مدیران در برابر اشخاص ثالث نافذ و معتبر است ونمیتوان به جهت عدم رعایت تشریفات نحوه انتخاب آنها اقدامات آنان را غیر معتبر دانست.

با توجه به مواد قانونی فوق مشخص میشود هیئت مدیره مهم ترین رکن تصمیم گیرنده در شرکت است که تصمیمات آن، مگر در مواردی که خارج از موضوع شرکت یا در حیطه صلاحیت خاص مجامع باشد، در برابر اشخاصی که طرف قرارداد با شرکت قرار میگیرند معتبر و قابل استناد است.

• مدیرعامل

علی رغم آن که هیئت مدیره اصولاً تمام اختیارات لازم برای تصمیم گیری در امور شرکت را دارا است، در عمل امکان تصمیم گیری در ارتباط با تمام موضوعات توسط هیئت مدیره وجود ندارد و اتخاذ تصمیم در امور اجرایی عمدتاً توسط مدیرعامل صورت میگیرد. با این حال اختیارات مدیرعامل برخلاف هیئت مدیره مطلق نیست و براساس ماده 124 اصلاحیه قانون تجارت حدود آن توسط هیئت مدیره تعیین میگردد و طبق ماده 125 مدیرعامل تنها در حدود اختیارات تفویض شده از جانب هیئت مدیره نماینده شرکت محسوب میشود. البته همچنان تا زمانی که تصمیمات مدیرعامل در حدود اختیارات اعطا شده به وی صورت گرفته باشد نمیتوان به استناد عدم رعایت تشریفات مربوط به طرز انتخاب وی اقدامات صورت گرفته را فاقد اعتبار دانست.
با این حال معمولاً در عمل شرکتها اختیارات مدیرعامل در ایجاد تعهد برای شرکت را منوط به تأیید رئیس یا یکی از اعضای هیئت مدیره مینمایند که در این صورت، اقدامات انجام شده تنها در صورت تأیید شخص مزبور نافذ و برای شرکت الزام آور خواهد بود.

• سایر نمایندگان

همانطور که پیش از این بیان شد نمایندگان شرکت که صاحب حق امضا از طرف آن هستند اصولاً شامل هیئت مدیره و مدیرعامل است و در عمل معمولاً شرکتها ترکیبی از مدیرعامل و اعضای هیئت مدیره را برای نمایندگی شرکت در انعقاد قراردادها انتخاب مینمایند. با این وجود در برخی شرکتها که دارای ساختار سازمانی پیچیده تری هستند گاهی هیئت مدیره اقدام به تصویب آیین نامه معاملات مینماید و با تقسیم بندی معاملات به کوچک، متوسط و عمده، انعقاد قراردادهای کوچک را به مدیران داخلی شرکت مانند مدیر مالی یا مدیر اجرایی واگذار مینماید.
در این موارد نمایندگان تعیین شده در آیین نامه معاملات در حدود اختیارات اعطا شده به آنها دارای اختیار امضای قرراداد از جانب شرکت هستند، اما باید توجه داشت برخلاف مدیرعامل و اعضای هیئت مدیره که طبق ماده 135 اصلاحیه قانون تجارت صرف نظر از رعایت یا عدم رعایت تشریفات نحوه انتخاب آنها، اقداماتشان در برابر اشخاص ثالث قابل استناد است، چنین مقرره ای در مورد سایر نمایندگان وجود نداشته و استناد به ایرادات مشابه برای خدشه به صلاحیت نمایندگان مزبور از جانب شرکت در برابر اشخاص طرف قرارداد ممکن است.

لزوم ثبت مشخصات نماینده نزد مرجع ثبت شرکتها

نمایندگانی که در بالا مورد اشاره قرار گرفتند در صورت رعایت حدود اختیارات خود به عنوان صاحبین حق امضا از جانب شرکت شناخته میشوند. یا این وجود برخی مواد قانونی حاکی از لزوم انتشار مشخصات نماینده در روزنامه رسمی پس از انتخاب وی میباشد. به طور مثال ماده 106 اصلاحیه قانون تجارت بیان میدارد در صورتی که تصمیمات مجمع متضمن انتخاب اعضای هیئت مدیره باشد باید یک نسخه از صورتجلسه جهت ثبت به مرجع ثبت شرکتها ارائه گردد. همچنین ماده 128 لزوم انتشار مشخصات و حدود اختیارات مدیرعامل در روزنامه رسمی را پیش بینی کرده است. به همین ترتیب طبق ماده 7 قانون راجع به ثبت شرکتها تغییرات راجع به نمایندگان شرکت باید به اداره ثبت اسناد کتباً اطلاع داده شود.
الزامات فوق در خصوص انتشار مشخصات نمایندگان شرکت به نظر تشریفاتی است که عدم رعایت آن ضمانت اجرای مقرر در قانون، مانند مجازات حبس یا جزای نقدی  پیش بینی شده در بند 3 ماده 243 اصلاحیه قانون تجارت برای استنکاف کنندگان از ارائه اطلاعات به مرجع ثبت شرکتها، را در پی دارد. با این حال رویه اتخاذ شده توسط دادگاه ها ناظر بر عدم صلاحیت نماینده ای است که مشخصات وی توسط شرکت در روزنامه رسمی انتشار نیافته است. فلذا برای اجتناب از احتمال عدم صلاحیت نماینده شرکت بهتر است پیش از انعقاد قرارداد از درج و انتشار مشخصات نماینده در روزنامه رسمی اطمینان حاصل نمود.

اثر تغییر نمایندگان شرکت بر صلاحیت نمایندگان قبلی

گاهی اوقات میان پایان مدیریت مدیران قبلی و انتخاب مدیران جدید فاصله ایجاد میشود و در این مدت ابهاماتی در خصوص اشخاص صالح برای نمایندگی شرکت به وجود میاید. از طرفی مدیران قبلی پس از انتخاب مدیران جدید فاقد سمت هستند و از طرف دیگر احتمالاً انتصاب مدیران جدید نیز به طور کامل تکمیل نشده است. در این خصوص ماده 7 قانون راجع به ثبت شرکتها بیان میدارد تا زمانی که تغییرات مربوط به نمایندگان کتباً به اطلاع اداره ثبت اسناد نرسیده است عملیات نمایندگان سابق معتبر و قابل استناد خواهد بود مگر آن که شرکت اطلاع اشخاصی را که به استناد این ماده ادعای حقی مینمایند از تغییر نماینده خود به اثبات برساند.